Urlaube für Vereine und größere Gruppen planen – So geht’s!

Egal, ob es darum geht gemeinsam mit anderen Vereinsmitgliedern, Klassenkameraden oder Kommilitonen ein paar schöne Tage zu verbringen: Die Herausforderungen, die sich mit Hinblick auf einen gemeinsamen Urlaub mit mehreren Personen ergeben, zeigen sich häufig auf unterschiedlichen Ebenen.

Umso wichtiger ist es die entsprechenden Aufenthalte im Vorfeld bestmöglich zu planen. Wer möchte sich schon über hektische Abläufe ärgern müssen, wenn er die Zeit stattdessen mit Vorfreude, Kofferpacken und Plänen für den Aufenthalt vor Ort verbringen kann?

Die folgenden Abschnitte setzen sich etwas eingehender mit der Frage „Worauf sollte ich achten, wenn ich einen Urlaub für einen Verein oder eine größere Gruppe planen möchte?“ auseinander. Gleichzeitig liefern sie einige spannende Inspirationen, wenn es darum geht alles bestmöglich vorzubereiten und Verantwortliche zu entlasten.

Tipp Nr. 1: Reisebus mit Fahrer statt öffentlichen Verkehrsmitteln

Ob der Start in den Urlaub als angenehm oder als stressig empfunden wird, ist zu einem hohen Maße vom genutzten Verkehrsmittel abhängig. Wer in der Vergangenheit bereits einmal versucht hat zum Beispiel mit mehr als zehn Leuten im öffentlichen Bahnverkehr zusammen zu bleiben und im Idealfall das selbe Abteil zu besetzen, weiß, dass es sich hierbei um ein schwieriges Unterfangen handeln kann.

Parallel dazu belastet es zu einem hohen Maße die Umwelt, wenn die Teilnehmer einer Reisegruppe beschließen, dass jeder mit seinem eigenen Pkw anreist. Die passende Alternative: Eine praktische Bus Anmietung für Gruppen und Unternehmen.

Wie die Bezeichnung schon vermuten lässt, geht es hier darum einen kompletten Bus mit Fahrer zu buchen. Im Gegensatz zu klassischen Bus- oder Rundreisen sind die Routen hier nicht vorgegeben. Das bedeutet, dass die Reisegruppe selbstverständlich selbst entscheidet, welches Domizil angefahren wird.

Egal, ob es zum Beispiel darum geht seine Ferien im Süden oder im Norden der Republik zu verbringen: Die Möglichkeiten sind vielseitig. Und selbstverständlich lassen sich Busse mit Fahrer so individuell buchen, dass es möglich ist feste Zeiten zu Abholung und Co. zu vereinbaren.

Tipp Nr. 2: Urlaube mit mehreren Teilnehmern frühzeitig planen

Obwohl selbstverständlich auch spontane Ausflüge Spaß machen, ist es mit Blick auf eine möglichst stressfreie Planung sinnvoll, alles frühzeitig zu planen. Auf diese Weise stellt es unter anderem oft kein Problem dar…

• die verschiedenen Wünsche rund um Reiseziel und Unterkunft zu berücksichtigen
• verschiedene Preise zu vergleichen
• sich über die eigenen Ansprüche bewusst zu werden
• einen Termin zu finden, an dem möglichst viele potenzielle Mitglieder der Reisegruppe Zeit haben.

Ebenso wie beim klassischen Pauschalurlaub mit der ganzen Familie, bietet es sich gegebenenfalls an in diesem Zusammenhang wahlweise auf Frühbucherangebote zu setzen. Auf diese Weise ist es häufig möglich im Zusammenhang mit Unterkünften bares Geld zu sparen. Dies gilt vor allem dann, wenn es grundsätzlich kein Problem darstellt außerhalb der Ferienzeit zu verreisen.

Tipp Nr. 3: Verschiedene Aufgaben an unterschiedliche Leute verteilen

Niemand hat behauptet, dass es nötig wäre einen Urlaub, an dem derart viele Menschen teilnehmen, alleine zu planen.

Daher bietet es sich definitiv an verschiedene Aufgaben auszulagern und unterschiedliche Personen mit…

• der Suche nach dem perfekten Reisedatum
• der Buchung der Unterkunft
• der Organisation der Anreise
• der Recherche nach Ausflugszielen vor Ort

…zu beauftragen. Auf diese Weise stellt es kein Problem dar einzelne Organisatoren zu entlasten und gleichzeitig dafür zu sorgen, dass verschiedene Details und Anforderungen erfüllt werden.

Zusatztipp: Damit jeder genau weiß an wen er sich wenden kann, wenn es zum Beispiel darum geht besondere Essenswünsche und Ähnliches zu berücksichtigen, ist es natürlich sinnvoll besagte Verantwortlichkeiten möglichst öffentlich zu halten.

Tipp Nr. 4: Sightseeing Besuche schon von zuhause aus planen

Viele Reiseziele, die unter anderem auch bei Gruppen sehr beliebt sind, zeichnen sich durch eine große Fülle an Sehenswürdigkeiten aus. Hier stellt sich häufig die Frage wie es möglich ist viele Highlights innerhalb kurzer Zeit zu sehen.

Um Stress und Hektik am Urlaubsort vorzubeugen, bietet es sich an von zu Hause aus zumindest einen Grundplan zu entwerfen. Dieser hilft zum Beispiel dem bereits erwähnten Busunternehmen dabei seinen Fahrplan entsprechend anzupassen. Somit können die Reisegruppen auf Wunsch am Urlaubsort auf ihren persönlichen Fahrservice bauen, ohne sich auf öffentliche Verkehrsmittel verlassen zu müssen.

Tipp Nr. 5: Puffer und Flexibilität einplanen

Sicherlich weiß jeder, der in der Vergangenheit einen Urlaub mehr oder weniger akribisch geplant hat, dass sich Pläne im Laufe der Zeit verändern können oder müssen. Möglicherweise ist eine Sehenswürdigkeit derart interessant, dass es sich lohnt hier einen ganzen Tag zu verbringen? Eventuell sorgt der Wunsch nach mehr Entspannung dafür, dass manche Mitglieder der Reisegruppe es bevorzugen einen Tag im Wellness Bereich des Hotels zu verbringen?

Unabhängig davon, weshalb ursprüngliche Pläne auf einmal nicht mehr relevant sind, ist es sinnvoll, mit Hinblick auf die Planung eines Urlaubs mit mehreren Personen im Idealfall einige Zeit-Puffer und maximale Flexibilität einzuplanen.

Auf diese Weise lässt sich sicherstellen, dass der Wunsch nach Kultur, Entspannung und möglicherweise auch nach der ein oder anderen Aktivität auf keinen Fall zu kurz kommt.

Fazit

Viele Menschen lieben es, die schönsten Wochen des Jahres mit einer möglichst großen Anzahl an Personen zu verbringen. Gleichzeitig scheuen sie sich davor, im Zusammenhang mit der Planung der entsprechenden Ferien allzu viel Verantwortung zu übernehmen.

Die gute Nachricht ist jedoch: Wer sich ausreichend Zeit nimmt und gleichzeitig weiß, wie er die einzelnen Schritte der anstehenden Reise optimieren kann, erkennt meist schnell, wie einfach es ist, im Zuge der Vorbereitung relevante Entscheidungen zu treffen und diese auch gegenüber dem Rest der Gruppe zu vertreten.